Les coûts liés aux impressions représentent un poste de dépense conséquent pour toute entreprise quelle que soit sa taille. On considère qu’une société dépense en moyenne chaque année entre 2 et 6 % de son chiffre d’affaire pour imprimer des documents. L’impression s’inscrit donc comme un enjeu économique clé pour les professionnels de tous les secteurs. Fort heureusement, les coûts induits par la reproduction sont facilement maîtrisables.
L’impression professionnelle, une dépense qui impacte les coûts de fonctionnement
Malgré l’essor du numérique et les préconisations éco-responsables qui visent à limiter l’usage et le gaspillage du papier, les entreprises impriment encore beaucoup. Cette propension à l'impression est facilitée par le large choix des modèles d'
imprimantes multifonctions, comme vous pourrez le découvrir sur le site
materiel-informatique.fr. Le budget d’impression passe dans la reproduction de documents commerciaux, de courriers, de notes internes, de supports d’informations ou publicitaires etc. Selon les statistiques, un salarié imprime pas moins d’une trentaine de pages au quotidien et une imprimante de bureau à l'image d'une
imprimante Xerox produit en moyenne 8 000 pages chaque mois. Au final, ce sont près de 2.4 tonnes de papier, plus d’une vingtaine de cartouches et environ 750 kWh d’électricité qui sont utilisées chaque année par une entreprise de taille moyenne. Les entreprises doivent donc faire face à des budgets d’impression parfois considérables. La moitié des PME françaises ont vu, depuis ces dernières années, augmenter de manière exponentielle leur frais d’impression. Ce constat s’explique notamment par l’augmentation des impressions en couleur qui coûtent plus cher au regard des consommables. De même le coût d’une recharge pour
imprimante multifonction laser s'avère beaucoup plus élevé que celui des
imprimantes jet d encre.
Réaliser un audit complet des usages d’impression au sein de l’entreprise
Un audit est une solution souvent plébiscitée pour procéder à l'état des lieux d’un service, d’un pôle spécifique ou dans le but d’analyser de manière impartiale et objective les habitudes d’une entreprise. Les pratiques d’impression en font partie. Un audit de fond portant sur les habitudes et les process qui impactent négativement sur les coûts d’impression aide à économiser sur ces derniers et à gagner en productivité. Il est prouvé que réaliser un audit participe à réduire au moins de 15 % l’ensemble des frais induits par l’impression.
Les différents points que peut mettre en évidence un audit
Lorsqu’une entreprise utilise plusieurs appareils (imprimante, photocopieur, scanner, fax) dans chaque bureau, il devient dans certains cas plus rationnel de les remplacer tous par une seule imprimante multifonction faisant office de
photocopieuse, fax, scanner et imprimante. La technologie numérique utilisée par
Xerox (comme par toutes les marques d’imprimantes) permet la mise en réseau de l’appareil et la connexion de tous les PC du personnel sur l’imprimante Xerox. La répartition des points d'impression peut aussi être rationalisée au sein d’une structure en fonction des services, des besoins et de la nature des activités métiers. Un audit mettra par exemple en évidence la mise en place de quotas par service afin de limiter les volumes. Certaines imprimantes sont parfois très gourmandes en encre et nécessitent des interventions fréquentes pour réparer des dysfonctionnements d’impression. Le changement de matériels coûteux peut être aussi vivement recommandé.
Définir le modèle d’imprimante et la technologie d’impression
Le choix du modèle d’imprimante et de la technologie d’impression vont aider à optimiser les coûts d’impression d’une entreprise.
Un équipement plus compact : des économies à la clé
Aujourd’hui les équipements bureautiques profitent d’avancées technologiques de plus en plus poussées. Les fabricants proposent désormais des machines ultra performantes sous la forme d’imprimantes multifonctionnelles pouvant offrir en un seul et même appareil un photocopieur, une imprimante, un scanner et un fax. Ces imprimantes qui détrônent de plus en plus les modèles mono-fonctions recèlent le gros avantage d’être beaucoup moins consommatrices d’énergie et de nécessiter moins de temps de chauffe. Ces économies d’énergie impactent donc le coût d’impression. Si le fait d’imprimer nécessite moins d’énergie, le coût d’impression à la page s’en trouvera par conséquent diminué. L’impact des nouvelles technologies sur le coût d’impression est notable. En effet on imprime aussi moins qu’hier. Désormais on numérise les documents, on les stocke et on partage les informations ce qui évite des impressions parfois inutiles.
La technologie d’impression
Le choix de la technologie d'impression revêt une grande importance pour une entreprise au regard des effets qu'elle génère sur les coûts d’impression chaque mois. La technologie d'impression se détermine en fonction des besoins mensuels de l’entreprise d’imprimer en couleur et/ou en noir et blanc. Vous devez donc privilégier un modèle d'impression adapté à vos besoins avec une technologie en adéquation avec votre volume à traiter et du taux de reprographies couleurs réalisé par rapport à celles en noir et blanc. Si vous imprimez majoritairement en couleur, il est préférable d'opter pour une technologie jet d'encre. Le coût des consommables des
imprimantes jet d encre est aussi moindre par rapport à celui du toner laser. En revanche, si vous produisez un important volume d'impressions monochromes, privilégiez une imprimante laser qui vous permettra de reproduire rapidement avec un cout à la page très bas. Une imprimante laser revient plus chère à l'achat qu'une imprimante jet d'encre mais offre un rendu plus net et assure une vitesse d’exécution bien plus performante. Plus le choix du modèle et de la technologie d'impression seront pondérés, plus vous rationnaliserez vos coûts d'impression.
Le suivi des consommations
Pour optimiser les coûts d’impression d’une entreprise il est aussi essentiel de suivre la consommation de vos imprimantes et de l’analyser pour adapter le matériel à ce constat. Un logiciel spécifique installé dans la machine (toutes les marques le proposent) permet ainsi de se rendre compte en temps réel et de suivre l’état des consommations mensuelles par poste. Ce suivi qui visualise la consommation d'encre ou de toner du parc d’imprimantes, le nombre de pages imprimées en couleur, en noir et blanc etc. va participer à réduire considérablement la facture de consommables. Vous recevez des rapports qui vous aident à mettre en place de bonnes pratiques. Vous disposez d'éléments fiables pour par exemple fixer des quotas d'impressions, restreindre les impressions couleur, imposer le recto-verso, instaurer la règle d''utilisation de papier recyclé etc. Cet outil installé sur chaque imprimante aide à mieux comprendre où sont répartis les besoins et les postes les plus lourds en impression.
Adaptez vos consommables
Ce suivi des dépenses va aussi permettre de calculer le prix de revient d’une page imprimée. Si vous n’imprimez pas beaucoup, l’achat de consommables standards sera plus économique. En revanche si vous totalisez beaucoup d’impressions il sera plus intéressant d’investir dans des consommables format XL qui sont de grande capacité. En apparence la taille de la cartouche est identique à celle d’un format standard. La différence réside dans la quantité plus importante d’encre ou de toner contenue à l'intérieur. Bien entendu les consommables grand format sont plus chers mais au final se révèlent plus économiques car ils permettent de reproduire un volume de pages beaucoup plus important à bas prix. En résumé, ne vous fiez pas au prix de la cartouche mais à la quantité de pages imprimables avec. Vous évaluerez ainsi le prix de revient de l'impression à la page. Cette formule est à retenir dès lors que l’entreprise produit de gros volumes d’impression par mois.
Utiliser des cartouches compatibles, recyclées ou reconditionnées
En matière de cartouches d’encre il faut aussi distinguer les cartouches originales et les cartouches compatibles. Les consommables d’origine sont conçus et commercialisés par le fabricant de l’imprimante de la même marque. Ils sont donc exactement adaptés au modèle de votre imprimante. Leur inconvénient est d’être chers. Leur prix est en effet beaucoup plus élevé que les cartouches compatibles. Les cartouches compatibles sont des cartouches neuves mais produites par un fabricant différent de celui de l’imprimante. C’est en quelque sorte une version générique du produit. Elles reprennent donc les mêmes caractéristiques que les cartouches d’origine dans l’objectif de fonctionner sur le même équipement. Elles sont censées produire le même nombre d’impressions que les cartouches d’origine. Leur principal avantage est d’être moins chères que les cartouches du fabricant. Pour réaliser des économies d’impression, la solution peut donc passer par l’utilisation de cartouches compatibles. En matière de consommables, il existe aussi les cartouches recyclées qui sont des cartouches d'origine collectées une fois vides et remplies à nouveau d'encre liquide ou de poudre toner. Les cartouches reconditionnées sont des cartouches d'origine usagées qui ont fait l'objet de réparations pour une remise en circuit sur le marché. Dans les deux cas il s'agit de cartouches émanant du fabricant (donc des consommables d'origine) mais qui seront donc vendus moins chers.
